Kennst du das? Es kündigt sich unerwartet Besuch an und du bringst in 20 Minuten die Wohnung auf Vordermann (ohne den Besuch hättest du ganz sicher zwei Stunden damit verbracht). Oder die Deadline für eine Studienarbeit rückt näher und näher – und du erstellst über Nacht alle Fußnoten (eine Aufgabe, an der du schon zwei Wochen knabberst). Anderes Thema, gleiches Phänomen: die Steuererklärung. Wie fix die auf einmal gemacht ist, wenn der Brief vom Finanzamt kommt…
Punktlandungen bei Termindruck. Am eindrücklichsten sind mir zu diesem Phänomen meine Zeiten als Redakteurin bei einer Tageszeitung in Erinnerung. Die Zeitung muss abends in Druck, komme was wolle. Die Artikel müssen um 20 Uhr fertig sein. Und sie sind es (bis auf ganz, ganz wenige Ausnahmen).
Bei meinen Blogartikeln – ganz ohne Deadline – kann es hingegen vorkommen, dass ich ewig nicht fertig werde. Hier noch ein Beitragsbild, da noch eine Ergänzung. Du siehst, worauf ich hinaus will?
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
Diese Beobachtung beschrieb der britische Soziologe C. Northcote Parkinson erstmals 1955. Er hatte eine ironisierende Darstellung seiner Beobachtungen zum Bürokratiewachstum verfasst. Das oben genannte Zitat beschreibt sein erstes Parkinsonsches Gesetz.
Das Parkinsonsche Gesetz nutzen: 3 Tipps für cleveres Zeitmanagement
Das Faszinierende am Parkinsonschen Gesetz ist für mich, dass wir uns die Tatsache, die es beschreibt – und die wir alle aus eigener Erfahrung kennen – zunutze machen können. Insbesondere drei Tipps haben sich für mich in der Praxis zwischen Selbstständigkeit, vier kleinen Kindern, Hobbies und Leidenschaften, einem Hausbau und dem ganz normalen Wahnsinn bewährt:
1. Unliebsame Aufgaben eng planen
So banal es klingt: ich erledige unliebsame Alltagsaufgaben nur noch, wenn ich ‚eigentlich‘ gar nicht mehr genügend Zeit dafür habe oder z.B. weiß, dass ich in einer halben Stunde los muss. Egal ob Büroablage, Buchhaltung, der Wocheneinkauf oder Putzen – ist das Zeitfenster knapp, schaffe ich viel mehr, als wenn ich mir besonders viel Zeit nehmen würde, um diese Aufgaben zu erledigen.
Diese Methode eignet sich in meinen Augen besonders für alle Aufgaben, die keine allzu hohen Denkleistungen oder viel Kreativität erfordern. Dabei ist das Spielerische für mich sehr wichtig. Der Gedanke, ‚es eben doch noch zu schaffen‘ – ganz ohne Perfektionismus, denn der macht nur Stress (aber das weißt du ja, oder?!).
2. Arbeite mit einem Timer
Deine Denkfabrik gehört zu denen, die unter Hochdruck am besten funktionieren? Dann ist dieser Tipp für dich geeignet:
Wenn du ein größeres Zeitfenster zur Verfügung hast, aber unterschiedliche Aufgaben auf deiner Liste stehen, dann nutze einen Timer, um zu verhindern, dass sich die Aufgabe, mit der du beginnst, auf das gesamte Zeitfenster ausdehnt.
In der Praxis kannst du dazu z.B. alle 20 bis 30 Minuten zu einer neuen Aufgabe wechseln. Der Effekt: du wirst versuchen, zumindest einen Teilschritt im vorgegebenen Zeitfenster auch tatsächlich abzuschließen. So verzettelst du dich nicht und kannst in mehreren Projekten vorankommen, statt mit einer Aufgabe zum Beispiel einen gesamten Vormittag zu vertrödeln.
3. Die Sache mit dem Mindset
Mein dritter und letzter Tipp mag auf den ersten Blick absurd klingen – er hat mit einer meiner wichtigsten Lebenserkenntnisse zu tun:
„Nicht die Situation macht uns Stress, sondern unsere Beurteilung der Situation.“
Du bist überzeugt, dass dein Frust bei manchen Aufgaben damit zu tun hat, dass du sie eben immer erst auf den letzten Drücker erledigst? Dass sie sich ausdehnen und viel zu viel Raum einnehmen, weil du sie bis zur letzten Sekunde vor dir herschiebst.
Mein Vorschlag: Wie wäre es, wenn du Zeitdruck und Fristen in Zukunft nicht mehr als lästiges Übel wahrnimmst, sondern als sportlichen Motivator? Wenn du ‚Prokrastination‘ nicht als Schwäche betrachtest, sondern als besondere Fähigkeit, flexibel und zeitnah Dinge zu erledigen, die anstehen? Wenn es Aufgaben gibt, die du regelmäßig in letzter Sekunde erledigst, dann könntest du diese Tatsache akzeptieren und dir Druck und schlechtes Gewissen im Vorfeld sparen.
Du machst die Steuererklärung seit Jahren auf den letzten Drücker? Warum nimmst du dein Vorgehen nicht einfach als gegeben hin und genießt die Tage bis zur ultimativen Frist ohne schlechtes Gewissen (und füllst sie mit anderen, viel spannenderen Projekten). Sie ist doch noch immer rechtzeitig fertig geworden, oder? Fristgerecht bedeutet fristgerecht. Den Druck im Vorfeld machst du dir selbst.
Wie ist das bei dir? Wo in deinem Alltag schlägt das Parkinsonsche Gesetz erbarmungslos zu? Und welchen Tipp könntest du nutzen?
Du bist selbstständiges Multitalent und hast regelmäßig viel zu wenig Stunden für viel zu viel Ideen? Dann schicke ich dir gerne regelmäßig Tipps und Impulse, die dir das Leben leichter machen. Hier geht’s zum MULTI-Letter.
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