Die Grundlage für dein Zeitmanagement – Was du tun musst, bevor du die nächste App runterlädst

Welche Situation kommt dir bekannt vor?

• Du sitzt morgens am Schreibtisch, vor dir stapeln sich die Zettel und Todo-Listen, und du hast keine Ahnung, womit du anfangen sollst?
• Du prokrastinierst: Blumen gießen, eine Waschmaschine laufen lassen, durchs Internet klicken – alles, nur nicht das, was auf deinem Zettel steht?
• Du beginnst zwar mit Aufgabe A, lässt dich dann aber von B ablenken und bist zwei Stunden später mit Aufgabe Z beschäftigt, ohne zu wissen, wie das überhaupt passiert ist?
• Du schiebst wichtige Aufgaben so lange vor dir her, dass du am Ende nur mit Nachtschichten die Deadline halten kannst?
• Jeden Abend sitzt du auf dem Sofa und bist völlig erschlagen – aber wovon? Die Todo-Liste jedenfalls ist nicht kleiner geworden.

Wenn du dich häufig wiedererkennst, dann kann es für dich sinnvoll sein, dein Zeitmanagement noch einmal von Grund auf neu zu gestalten. Denn meine Erfahrung beweist mir immer wieder: Wenn die Basis nicht stimmt, dann nützen auch die tollsten Zeitmanagement-Tools der Welt nichts.
Wie also kannst du vorgehen, um dein Zeitmanagement neu aufzusetzen? Darum geht es in dieser Podcast-Folge.

Willst du mehr managen oder mehr Zeit?

Unser Umgang mit der Zeit und damit unser Zeitmanagement mag uns vielleicht zu einem Teil von Geburt an in die Wiege gelegt sein. Viel eher glaube ich aber daran, dass wir uns durch Beobachtung und Nachahmung bestimmte Muster angewöhnen, die wir dann (oft unreflektiert) unser gesamtes Leben immer wieder anwenden. Daran ist zunächst einmal überhaupt nichts verkehrt. Ohne Gewohnheiten und Routinen wäre es gar nicht möglich, unseren komplexen Alltag zu bewältigen. Expert*innen sprechen von 20.000 bis 35.000 Entscheidungen pro Tag! Ohne Auopilot*in wären wir aufgeschmissen.

Problematisch werden Muster für uns erst aus zwei Gründen:

1. Entweder, weil äußere Umstände ein anderes Handeln von uns verlangen als das, das wir gewohnt sind.
2. Oder wir selbst spüren Veränderungsdruck, weil unsere Routine für uns Nachteile bringt.

Vielleicht beschäftigst du dich gerade intensiv mit deiner Planung für das Jahr 2021. Oder du hast dir vorgenommen, dich ENDLICH besser zu organisieren, weil du mit deinen vielen Ideen an deine Kapazitätsgrenze geraten bist. Dann wird auch das Thema Zeitmanagement eine große Rolle spielen.

Doch bevor du anfängst, dir über die möglichen digitalen und analogen Tools Gedanken zu machen, lautet aus meiner Sicht die erste Frage: Woran erkennst du überhaupt, dass du dein Zeitmanagement einer kritischen Prüfung unterziehen solltest? Oder anders gefragt: welches Problem willst du lösen?

Wann brauchst du ein neues Zeitmanagement?

Gehen wir einen ganz normalen Tag in deinem Leben durch: Kommt dir eine der folgenden Situationen bekannt vor?

• Du sitzt morgens am Schreibtisch, vor dir stapeln sich die Zettel und Todo-Listen, und du hast keine Ahnung, womit du anfangen sollst?
• Allein die Vorstellung, was du noch alles zu tun hast oder tun möchtest, lähmt dich?
• Du prokrastinierst: Blumen gießen, eine Waschmaschine laufen lassen, durchs Internet klicken – alles, nur nicht das, was auf deinem Zettel steht?
• Du beginnst zwar mit Aufgabe A, lässt dich dann aber von B ablenken und bist zwei Stunden später mit Aufgabe Z beschäftigt, ohne zu wissen, wie das überhaupt passiert ist?
• Gerne würdest du deine Tage gerne besser strukturieren, hast aber keine Ahnung, wie du das anstellen sollst?
• Denn du hast es schon so oft versucht, nur um nach kurzer Zeit wieder in deine alten Muster zurückzufallen?
• Es kommt immer wieder vor, dass du wichtige Termine einfach vergisst?
• Manchmal vergisst du zwar den Termin nicht, aber wichtige Unterlagen, die du benötigt hättest?
• Du schiebst wichtige Aufgaben so lange vor dir her, dass du am Ende nur mit Nachtschichten die Deadline halten kannst?
• Jeden Abend sitzt du auf dem Sofa und bist völlig erschlagen, obwohl du nicht einmal genau weißt, was du gemacht hast? Die Todo-Liste jedenfalls ist nicht kleiner geworden…
• Im Bett kannst du ewig nicht einschlafen, weil dir durch den Kopf geht, was du morgen unbedingt nicht vergessen darfst?
• Und am nächsten Morgen erinnerst du dich nicht mehr, was diese eine mega wichtige Aufgabe war?

Wenn du eine oder mehrere Fragen mit Ja beantwortet hast, dann kann es für dich sinnvoll sein, dein Zeitmanagement noch einmal von Grund auf neu zu gestalten. Denn meine Erfahrung mit mir selbst und in der Zusammenarbeit mit meinen Kund*innen beweist mir immer wieder:

Wenn die Basis nicht stimmt, dann nützen auch die tollsten Zeitmanagement-Tools der Welt nichts.

Erfahrungswert aus meiner Arbeit und meinem Leben;-)

Wie also kannst du vorgehen, um dein Zeitmanagement neu aufzusetzen? Ich empfehle dir die folgenden vier Schritte:

Wer bist du und wer willst du sein?

Das für dich perfekte Zeitmanagement fängt genau da an: BEI DIR. Frage dich also zuallererst, wer du bist, was dich auszeichnet, welchen Weg du bis heute gegangen bist. Wer und was gehört zu deinem Leben und beansprucht somit auch Teile deiner Zeit? Und wofür würdest du deine Zeit gerne außerdem verwenden? Was kommt zu kurz?

Wenn du dir einen Überblick über dein Leben und die Themen verschafft hast, die deine Zeit beanspruchen oder denen du mehr Zeit einräumen möchtest, dann lehne dich einen Moment zurück, und genieße den Anblick deines bunten, vielfältigen Lebens. Vielleicht betrachtest du deine Vielseitigkeit bisher eher als Schwäche? Dann mach‘ dir bewusst, welches Potenzial darin steckt – und diese Energie wirst du mit dem passenden Zeitmanagement viel leichter nutzen können. Wenn du eine extra Motivation und etwas Humor brauchen kannst, dann schau doch mal in diesem Blogpost, welche Zeitmanagement-Persönlichkeit du sein könntest.

Zeitmanagement – Status Quo und Ziele

Zeit für eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was tust du bisher, um dich zu organisieren? Welche Tools nutzt du? Wie gut funktionieren sie für dich? Hast du Routinen, die du für deine Planung nutzt? Wenn ja welche, und wie funktionieren sie? Was klappt gut, und wo bist du nicht zufrieden? Wie wirkt sich das konkret auf deinen Alltag aus?

Hast du eine Übersicht über den Status Quo deines Zeitmanagements, dann formuliere in ein bis zwei kurzen Sätzen, was du gerne verbessern möchtest. Sei dabei so konkret wie möglich. Also NICHT: ‚Mehr Zeit für mich‘, sondern ‚Einmal pro Woche Sport machen‘. Wähle etwas aus, was dir wirklich am Herzen liegt und orientiere dich an deinen eigenen Ansprüchen, und nicht an den Erwartungen anderer. Denn dazu kommen wir jetzt.

Störfaktoren im Zeitmanagement

Du weißt nun, was alles zu deinem Leben dazugehört oder dazugehören soll. Und du weißt, wie du dich bisher organisiert, was gut funktioniert und was nicht klappt. Außerdem hast du ein konkretes Ziel formuliert, das du mit deinem Zeitmanagement erreichen möchtest. Nun geht es darum, mögliche Hindernisse zu erkennen und sie zu überwinden.

Dabei ist zunächst wichtig dich zu fragen, ob dein Zeitmanagement regelmäßig durch äußere oder innere Faktoren außer Kontrolle gerät.

Was führt dazu, dass du deine Pläne nicht in die Tat umsetzt? Sind das kurzfristige Kundenaufträge, kranke Kinder oder andere äußere Umstände? Oder ist es dein Perfektionismus, kannst du schlecht Nein sagen oder andere innere Faktoren, die es dir immer wieder schwer machen, dein Zeitmanagement wirklich umzusetzen?

Wenn du diese Faktoren analysiert hast, dann mache dir bewusst, welche du selbst verändern kannst, und worauf du keinen Einfluss hast. Wenn du Einfluss hast – wunderbar! Du hast eine Stellschraube gefunden, an der du drehen kannst. Du kannst nichts ändern? Auch gut – dann kannst du immer noch deine Einstellung ändern. Klingt lästig, aber gibt dir Handlungsspielraum, wo du eigentlich keinen hast. Und dann bist du auch schon bereit dafür:

Der erste Schritt

Was wirst du HEUTE direkt tun, um dein Zeitmanagement so zu gestalten, dass es zu dir und deinem Leben passt? Schreibe dir deinen ersten Schritt am besten direkt auf einen Notizzettel und mache dich an die Umsetzung. Kennst du die 72-Stunden-Regel? Diese Regel besagt, dass die Chance, ein Vorhaben in die Tat umzusetzen, gleich null ist, wenn wir sie nicht innerhalb der nächsten drei Tage beginnen. Also, worauf wartest du?

Willst du die richtige Planungs-Mischung für dich finden? Dann ist mein online Workshop zum Thema Zeitmanagement vielleicht spannend für dich. Den Termin im Januar hast du leider verpasst. Die nächsten Termine erfährst du in meinem Newsletter, für den du dich hier anmelden kannst.