In der 6. Staffel des MULTIPRENEUR Podcasts dreht sich alles um das Thema Planung – ein echter Dauerbrenner für selbstständige Multitalente und Scannerpersönlichkeiten. Denn auch wenn wir uns noch so sehr anstrengen: es ist für uns gar nicht so einfach, Pläne zu entwickeln, die wir dann auch tatsächlich umsetzen.

In dieser Podcast-Episode sprechen wir über Zeitmanagement. Ich teile meine persönlichen Erfahrungen und habe einfach umsetzbare Tipps für dich,wie du dein Zeitmanagement in den Griff bekommen kannst.
Ach, bevor ich’s vergesse: natüüüüüürlich freue ich mich wie verrückt über eine 5-Sterne-Bewertung, wenn dir der Podcast gefällt.

Neues Jahr, neues Glück – für mich bedeutete diese Redewendung jahrelang, dass ich mir an Silvester immer wieder vornahm, im neuen Jahr ENDLICH mein Zeitmanagement besser in den Griff zu bekommen. Ich wollte weniger Stress. Weniger Hetzen. Weniger Improvisieren. Weniger Ärgern. Ich wollte keine wichtigen Termine mehr vergessen und den Überblick über meine nie endende Todo-Liste bekommen. Und ich wollte abends in Ruhe auf dem Sofa ein Buch lesen ohne das Gefühl, noch mindestens 100 Dinge erledigen zu müssen, um wirklich zufrieden sein zu können.

Long story short: ich bin Jahr für Jahr gescheitert. Spätestens nach ein paar Tagen war ich wieder zwischen zu vielen Aufgaben und zu wenig Zeit gefangen. Eisenhower, Pareto, Pomodoro und 72-Stunden-Regel. Irgendwann hatte ich alle Methoden rauf und runter probiert und war nur noch gefrustet. Denn obwohl ich nur noch mehr Zeit und Aufwand in meine ausgeklügelte Planung steckte, besser im Griff hatte ich die Zeit dadurch nicht.

Die Selbstzweifel wurde immer lauter. War ich vielleicht einfach nur zu undiszipliniert? Diese Frage stellte ich mir übrigens, obwohl die Menschen um mich herum sich viel eher wunderten, wie ich DAS ALLES denn bloß schaffte.

Irgendwann las ich dann einen Satz, der seitdem in mir nachhallte:

Mehr vom Falschen macht’s nicht besser

Konnte darin die Lösung für meinen ewigen Wettstreit mit der Zeit liegen? Ich fing an, meine bisherigen Vorstellungen von Zeitmanagement grundlegend zu hinterfragen. Über Monate hinweg stellte ich meine Planungsweise und die Tools, die ich verwendete, auf den Prüfstand. Warum scheiterte meine Planung immer wieder, ganz egal, wie akribisch ich sie auch durchdachte? Und ich muss zugeben: es gab Phasen in meinem Leben, in denen ich deutlich mehr Zeit mit der Planung verbrachte, als mit der Umsetzung, die eine gute Planung ja schließlich ermöglichen und erleichtern soll. Nach und nach wurde mir klar, dass vor allem falsche Annahmen und eine fehlende strategische Grundlagen die Ursache für mein ’schlechtes‘ Zeitmanagement waren.

In diesem Artikel beschreibe ich die fünf Hauptgründe dafür, dass Zeitmanagement immer wieder scheitert. Und ich teile fünf Tipps, wie aus dem täglichen Kampf gegen die Uhr ein entspanntes und produktives Miteinander mit der Zeit werden kann.

5 Gründe, warum Zeitmanagement nicht funktioniert

Du schätzt den Zeitaufwand für deine Aufgaben falsch ein

Hast du das Gefühl, dass dein Zeitmanagement vor allem an unrealistischen Zeiteinschätzungen scheitert? Dann frage dich, warum das so ist: Vielleicht fällt es dir schwer, den Zeitaufwand für deine Aufgaben einzuschätzen, weil du nicht auf Erfahrungswerte zurückgreifen kannst. Oder du hast dir einfach noch nie wirklich Gedanken darüber gemacht, wie lange du für einzelne Todos auf deiner Liste brauchst. (Vielleicht bist du auch einfach nur eine unverbesserliche Optimistin;-))

Mein Tipp: Dokumentiere über einen gewissen Zeitraum deine Aufgaben und die tatsächlich aufgewendete Zeit. Du kannst dafür beispielsweise eine Tracking-App nutzen (ich habe mit der App ‚Toggl‘ gute Erfahrungen gemacht und empfehle sie hier daher unbeauftragt und unbezahlt). Wenn dir das zu aufwändig erscheint, kannst du dir auch einfach alle ein bis zwei Stunden einen Timer stellen und dann kurz notieren, welche Aufgaben du in der Zwischenzeit erledigt und wie lange du dafür gebraucht hast. Wenn du dann noch jedes Mal ein großes Glas Wasser trinkst, hast du gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen.

Du setzt keine klaren Prioritäten

Kommt dir das bekannt vor? Du hast unverhofft eine halbe Stunde Zeit zur Verfügung. Doch was sollst du jetzt machen? Einen wichtigen Anruf, für den du unbedingt Ruhe bauchst? Den Fachartikel lesen, der seit zwei Wochen auf deinem Schreibtisch liegt? Die Steuererklärung? Oder lieber doch einen Spaziergang um den Block, um abzuschalten und aufzutanken? Ehe du dich versiehst, ist die halbe Stunde um, und du bist genervt, weil du gar nichts getan hast.

Mein Tipp: Frage dich: Welches deiner Projekte ist aktuell besonders wichtig für dich (und kommt vielleicht immer wieder zu kurz, weil der Alltag dich in Beschlag nimmt? Das kann ein berufliches Projekt sein, aber auch Bewegung oder Pausen. Plane ‚Leerlauf‘ in deinem Zeitplan vor, indem du Mikro-Aufgaben vorbereitest, die auf dieses Projekt einzahlen. Lege dir für diese Aufgaben einen digitalen oder analogen Ordner an. Wann immer du vor der Frage stehst ‚Was tue ich jetzt?‘, schnapp dir deinen Prio-Ordner, und leg‘ mit einer Aufgabe los. Die Routinen kannst du später immer noch erledigen.

Du unterschätzt äußere Einflüsse

Ich habe vier Kinder und mein Alltag fühlt sich manchmal so unberechenbar an wie ein aktiver Vulkan. Doch auch wenn du keine Kinder hast, die deinen Zeitplan durcheinander wirbeln können, kann es sein, dass du bei deiner Planung äußere Faktoren unterschätzt. Ob familiäre Verpflichtungen, Arbeit auf Abruf oder gesundheitliche Themen, nicht immer haben wir Einfluss auf unsere Tagesabläufe und können darum auch nicht immer unsere Pläne einhalten.

Mein Tipp: Plane eine Pufferzone für Aufgaben ein, die du ungeplant verschieben musst. Das kann eine Stunde am Ende jedes deiner Arbeitstage sein oder ein halber bis ganzer Tag pro Woche, auf den du Liegengebliebenes schieben kannst. Überlege, welche Puffer du brauchst und blocke die Zeiten. Und wenn du sie nicht brauchst, weil alles nach Plan lief? Dann schnapp‘ dir den Prio-Ordner aus dem vorigen Tipp. Oder gönn‘ dir eine kleine Auszeit.

Du machst zu wenig Pausen

Manchmal bist du so im Arbeits-Tunnel, dass du wichtige Termine verpasst oder andere dringende Aufgaben nicht erledigst? So ging es mir übrigens mit diesem Blogartikel, den ich nachts fertig geschrieben habe, weil ich zuvor stundenlang eine Shop-Plattform für meine digitalen Workshops eingerichtet habe – shame on me! Und die Erkenntnis: wenn ich zwischendurch Pause gemacht hätte, dann wäre mir vermutlich aufgefallen, dass ich gerade viel zu viel Zeit für etwas verwende, das eigentlich auch noch ein, zwei Tage warten kann.

Mein Tipp: Stelle dir den Timer und mache Pausen. Fokussiertes Arbeiten ist toll, aber nach allerspätestens(!) zwei Stunden solltest du kurz auftauchen und dich bei einem Glas Wasser am offenen Fenster fragen, was außer deiner aktuellen Aufgabe heute noch erledigt werden muss, und ob es noch warten kann. Falls ja: nichts wie zurück in den Fokus-Tunnel. Falls nein: erledige die dringenden Aufgaben ebenso fokussiert und in einem Rutsch. Ich nutze für diese Arbeitsweise sehr gerne den Online-Timer von pomofocus.io für die Arbeit am Rechner (auch das ist unbezahlte, unbeauftrage Werbung).

Du nutzt die falschen Tools und Methoden

Ich traue mich fast nicht, das zuzugeben, aber wir sind ja unter uns. Ich habe jahrelang erfolglos versucht, mein Handy als Terminkalender zu nutzen. Mein Problem: Wenn ich Termine ins Handy eintrage, sind sie für mich aus den Augen, aus dem Sinn. Viel zu oft überraschte mich eine Push-Mitteilung kurz vor einem Termin, auf den ich gar nicht vorbereitet war, weil z.B. wichtige Unterlagen nicht griffbereit waren. Andere nutzen den Smartphone-Kalender, synchronisieren diesen mit dem Desktop-Kalender und bewahren so den Überblick. Ich bewundere umfangreiche Trello-Boards, Mindmaps und Kanban-Tafeln. Aber für mich funktioniert das alles nicht. Ich brauche Stift und Papier. Heute nutze ich karierte DIN A 5 Ringbücher und die Methode des Rapid Logging und bin vollkommen zufrieden. Darum…

Mein Tipp: Planung ist kein Selbstzweck und die besten Tools nützen nichts, wenn sie nicht zu dir passen. Wenn du also trotz durchdachter Planungsmethode und umfangreicher Tools nicht wirklich weiterkommst in Sachen Zeitmanagement, dann könnte es sein, dass du NICHT MEHR sondern ANDERS planen solltest. Entscheide dich für eine Methode und wende sie mindestens vier Wochen konsequent an. Wenn es dann nicht klappt, mache einen klaren Schnitt. Ein unpassendes System auf keinen Fall ergänzen und aufblasen, sondern stattdessen verändern. Damit Planung sich leicht anfühlt, muss sie gerade straff genug sein, um zu funktionieren. Ein enges Planungskorsett schnürt nicht nur deine Flexibilität ein, sondern auch deine Kreativität und die Lust, Neues zu entdecken.

Erkennst du dich in den Beispielen aus diesem Blogartikel wieder? Welchen Tipp würdest du gerne einmal ausprobieren? Wenn du bei meinem nächsten Online-Workshop zum Thema Zeitmanagement für kreative Multitalente dabei sein willst, dann abonniere meinen garantiert spamfreien Newsletter – und du erfährst als erste, wann es neue Termine gibt. Hier geht’s zum Newsletter.